PFT01: Optimiza tu tiempo

“Los que emplean mal su tiempo son los primeros en quejarse de su brevedad”.

Jean de La Bruyère

Seguro que en alguna ocasión habrás pronunciado esta famosa frase. “No tengo tiempo para nada”. Si bien, solemos culpabilizar de esta falta de tiempo a factores externos, la realidad es que, en la mayoría de ocasiones, esta escasez de tiempo viene dada por una mala gestión del mismo por nuestra parte.

A continuación encontraréis algunos trucos, que aunque suenen baladí, son muy efectivos a la hora de optimizar nuestro tiempo.

¿Qué es el tiempo?

Podría remitirme a las definiciones extensas de la Wikipedia donde presentan variedad de acepciones (clásica, relativista,…). Sin embargo, me quedo con la segunda acepción de la Real Academia de la Lengua, escueta y concreta: “Magnitud física que permite ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo un pasado, un presente y un futuro.” ¿Ha quedado claro el concepto? Bueno, si no ha sido así, a continuación os presento algunas de las características que ayudan a completar esta definición de tiempo:

El tiempo es ilimitado, entonces, ¿cómo lo gestiono? ¿cómo establezco donde ubicar mis tareas? Bueno, para esto veremos más adelante que tendremos que aprender a establecer prioridades en nuestro trabajo para poder delimitar el tiempo y optimizarlo.
El tiempo es irreversible, sí, a pesar de que tanto en la literatura como en el cine encontramos ejemplos de lo contrario, no se puede hacer un viaje al pasado para cambiar los acontecimientos.
El tiempo no se puede guardar ni se puede parar: si un día nos levantamos con pocas ganas de trabajar, ese tiempo no lo podemos guardar para gastarlo otro día en el que nos encontremos más productivos.

¿Cuáles son algunos de los errores más comunes a la hora de gestionar nuestro tiempo?

1) No saber decir “NO”: éste es uno de los más frecuentes ya que cuando nos piden que hagamos algo, a pesar de que nuestro tiempo ya está completo con las tareas que tenemos asignadas, tememos decir que no por miedo a represalias, o bien a no caer bien. Sin embargo, esto es algo poco recomendable si lo que queremos es optimizar nuestro tiempo. En este tema, juega un papel importante la asertividad (capacidad para expresar nuestras ideas o deseos, sin que la otra persona se sienta amenazada, o incomodada). Haciendo uso de la asertividad, debemos decir que no cuando realmente nuestro tiempo no nos permite asumir más tareas. ¿Os veis capaces de hacerlo? ¿Creéis que sois asertivos? Si tenéis curiosidad por saber vuestro nivel de asertividad, aquí os adjunto un test muy divertido, donde en pocos minutos tendréis la respuesta. http://humanresourcesanalysis.community.officelive.com/Documents/Test%20de%20asertividad.pdf

2) No tener establecidas prioridades: esto es una prioridad en sí misma, es decir, para poder gestionar nuestro tiempo es prioritario saber priorizar. En teoría siempre he pensado que se aprende a priorizar con la práctica y una buena dosis de intuición, si bien, es importante tener pleno conocimiento de las tareas que se han de organizar. Sin embargo, existen en el mercado infinidad de métodos que nos ayudan a analizar las tareas y a aplicarles un criterio de priorización. Aquí os adjunto algunos de ellos:

Método Eisenhower: http://elaprendizaje.com/317-tecnicas-para-el-establecimiento-de-prioridades-el-metodo-de-eisenhower.html
Sistema ABC: http://www.briantracy.com/blog/leadership-success/practice-the-abc-method/
El principio de Pareto: http://www.effective-time-management-strategies.com/pareto-principle.html

3) No hacer uso de la agenda: cada persona es un mundo, por tanto, habría que adaptar el tipo de agenda a la persona: agenda en papel tipo libro, calendario de mesa, agenda en el ordenador, en el teléfono,…. Lo importante no es el formato en el que gestionemos la agenda, sino que realicemos una gestión adecuada de la misma. Es recomendable revisarla diariamente, y actualizar tareas y prioridades semanalmente: ¿lo ideal? al finalizar la semana, revisando los temas finalizados, re-agendando los pendientes y anotando los nuevos.

4) No hacer un uso correcto del e-mail. ¿Cómo podemos optimizar el uso del e-mail? Aquí os indico los tres consejos que a mi juicio me han sido más útiles en mi trabajo.

Los mails deben ser cortos: un mail que tiene unas dimensiones de una página, termina leyéndose por encima o no leyéndose.
Poner en copia sólo a las personas necesarias: si ponemos en copia a mucha gente, acabamos llenando los buzones de los demás, quienes además deben obligatoriamente leer dichos mails para ver si deben contestar. Si queremos que otra persona esté enterada del contenido de un mail, sólo a título informativo, es más práctico reenviarle el mail poniendo en el asunto: FYI (for your information) o PTI (para tu información).
Si abrimos un correo que requiere de nuestra respuesta, no lo dejemos para luego. Al finalizar la jornada, tenemos un montón de correos que hemos dejado pendiente de respuesta, por tanto, tarde o temprano acabaremos contestando al mail sólo que para ello, deberemos “perder el tiempo” en leer por segunda vez el correo para recordar qué nos preguntaban.

5) Tener el síndrome de la “reunionitis”:parece que está de moda en las empresas realizar innumerables reuniones en un día con el objeto de organizarse, distribuir tareas, y hacer seguimiento del avance de las mismas. También se utiliza muy a menudo para negociar y generar opiniones.

A priori, se considera que estas reuniones son necesarias, pero para conseguir que sean eficaces debemos evitar caer en el exceso.

Los principales errores que se dan en el fenómeno de la “reunionitis” son:

no tener claro el objetivo a conseguir en la reunión
convocar a asistentes innecesariamente
duración inadecuada: una duración excesiva en una reunión hace que se pierda el objeto de la reunión. Además, genera a posteriori una acumulación de tareas por parte de los asistentes.

6) Haber perdido la batalla a la procrastinación: ¿Qué es esto? Pues algunos lo llegan a definir como una “epidemis” (ver links más abajo). La procrastinación lo podríamos definir como “el arte” para postergar las tareas que no nos gustan o nos motivan. A este término le asociaríamos el dicho “no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”. Toda tarea que postergamos para realizar otro día o en otro momento hace que perdamos nuestro tiempo: al volverla a retomar, deberemos comenzar a analizarla de nuevo para conocer qué se nos pide para realizar la tarea. En muchas ocasiones, esto se convierte en un bucle, ya que una tarea que se posterga una vez, es bastante probable que se postergue más veces.

Si os habéis quedado con ganas de saber más sobre la procrastinación, aquí os dejo un par de links donde se presenta y amplía este término.

Bueno, lectores, aquí acaba mi primera “Pills for Talent”. Confío que haya sido de vuestro interés, y recordad, como bien dijo el sabio Benjamin Franklin “El tiempo es oro” así que no lo desperdiciemos.

4 respuestas a “PFT01: Optimiza tu tiempo”

Myriam dice:

abril 15, 2012 a las 7:24 am

Me encanta leerte (aunque sea en español) ! Tu estilo es perfecto y muy agradable de leer. Mi estado de animo actual hace que tu consejos me van a servir mucho. A mi tambien me falta tiempo para todo pero lo estoy trabajando y aprendí a decir NO para evitar malgastar este oro ! Gracias por tus textos !

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- pilarbello dice:
  
  abril 16, 2012 a las 4:05 pm
  
  Gracias a ti por tu apoyo. Eres una fiel seguidora.
  Un beso
  
  Pilar
  
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Raquel dice:

mayo 6, 2012 a las 9:58 pm

¡muy útil!
Gracias x tan sabios consejos!

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- pilarbello dice:
  
  mayo 7, 2012 a las 6:38 pm
  
  Gracias Raquel, me alegro que lo encuentres útil.
  
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